Ochrana osobních údajů

1. Základní pojmy

1. Definice pojmů Dodavatel, Zákazník, Aplikace, Kupní smlouva, Licenční smlouva je shodná s definicí uvedenou v Obchodních podmínkách.
2. Správce osobních údajů je Dodavatel.
3. Subjektem osobních údajů je Zákazník.
4. Zpracovatelem osobních údajů je třetí osoba, které jsou osobní údaje Zákazníka poskytnuty Dodavatelem.
5. Klientem se rozumí zákazník Zákazníka, jehož osobní údaje jsou využívány pro práci s lokální aplikací Doložky. Zákazník je ve vztahu k osobním údajům Klientů zpracovávaných prostřednictvím aplikace jejich správcem ve smyslu právních předpisů o ochraně osobních údajů.

2. Jaké údaje od vás potřebujeme a proč je zpracováváme?

1. Název organizace, IČO a adresa Zákazníka – tyto údaje potřebujeme proto, abychom s vámi mohli uzavřít Licenční nebo Kupní smlouvu.
2. E-mailová adresa Zákazníka – e-mailovou adresu využíváme pro zasílání faktur a informací, které jsme se vám zavázali sdělovat v Obchodních podmínkách.
3. Číslo mobilního telefonu – využíváme pro komunikaci v případě, že vás není možné zastihnout na e-mailové adrese a něco důležitého bychom vám potřebovali sdělit. Zároveň toto číslo předáváme přepravci, aby vás mohl kontaktovat.
4. Název počítače – názvy vašich počítačů jsou potřeba pro vygenerování licenčních klíčů a evidenci vašich licencí.
5. Evidenční číslo advokáta - potřebujeme taktéž ke generování licenčních klíčů

3. Jak vaše osobní údaje chráníme a kde jsou uloženy?

Text v bodě 3 se týká pouze osobních údajů Zákazníka.

1. Veškerá komunikace mezi Aplikací a webovou částí aplikace nebo prohlížečem běží na zabezpečeném protokolu HTTPS.
2. V rámci webové části aplikace jsou data uložena u zpracovatele osobních údajů, společnosti WEDOS Internet, a.s., která držitelem bezpečnostních certifikátů ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001.
3. Aplikace je opatřena důvěryhodným CodeSign certifikátem vydaný certifikační autoritou Sectigo RSA Code Signing CA.
4. Záložní data s osobními údaji Zákazníků, včetně záloh databáze webové části Aplikace jsou uloženy na důkladně zaheslovaném osobním počítači Dodavatele, jehož pevný disk je zašifrován. Data jsou umístěny na cloudovém úložišti OneDrive společnosti Microsoft, která je držitelem mnoha bezpečnostních certifikátů.
5. Se zpracovateli osobních údajů máme uzavřeny zpracovatelské smlouvy.

4. Práva Zákazníka s ohledem na zpracování osobních údajů

1. Veškerá níže uvedená práva může Zákazník uplatit zasláním požadavku na e-mailovou adresu Dodavatele info@dolozky.cz.
2. Zákazník má právo na přístup k informacím, které o nich vede Dodavatel.
3. Zákazník má právo na úpravu osobních údajů.
4. Zákazník má právo požádat Dodavatele o vysvětlení v případě, pokud se domnívá, že jeho osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně.

5. Kdy vaše osobní údaje vymažeme?

1. Vaše osobní údaje držíme nejméně po dobu platnosti Kupních nebo Licenčních smluv.
2. Pokud nám to nařizuje právní předpis, vaše údaje nebo jejich část držíme z právních důvodů po dobu stanovenou tímto právním předpisem (například Zákon o účetnictví).
3. Údaje, které nepotřebujeme pro plnění právních předpisů (kontaktní údaje a názvy počítačů) vymažeme po půl roce od ukončení Licenční smlouvy.
4. Po roce od ukončení Licenční smlouvy vymažeme vaše osobní údaje i ze záložních souborů databáze.
5. E-mailové zprávy a ostatní komunikaci Dodavatel nemaže.

6. Jak lokální aplikace Doložky pracuje se zadávanými osobními údaji Klientů Zákazníka?

1. Aplikace je koncipována jako lokální software. Veškeré údaje o provedených úkonech, včetně údajů o Klientech, jsou ukládány výhradně do lokální databáze na zařízení Zákazníka.
2. Žádné údaje nejsou odesílány Dodavateli ani jiným třetím osobám.
3. Výjimku tvoří pouze ověření platnosti dokladu totožnosti Klienta. V tomto případě je z aplikace odesláno pouze číslo a typ dokladu na server Dolozky.cz, který zajišťuje kontrolu vůči databázi neplatných dokladů Ministerstva vnitra České republiky. V rámci tohoto procesu nejsou odesílány žádné další osobní údaje Klienta.
4. Dodavatel nemá technickou možnost získat přístup k údajům uloženým v lokální databázi aplikace na zařízení Zákazníka.

7. Závazek Dodavatele k ochraně osobních údajů

1. Dodavatel se zavazuje, že nebude využívat ani jinak zpracovávat osobní údaje Klientů Zákazníka.
2. Dodavatel se zavazuje, že žádné osobní údaje nebude využívat k marketingovým, analytickým ani jiným účelům, pokud k tomu nebude mít výslovný právní důvod.
3. Dodavatel se zavazuje, že nikdy nebude přistupovat k údajům o Klientech Zákazníka bez jeho vědomí a aktivní součinnosti - například v momentě vyžádané vzdálené technické podpory. Dodavatel se zavazuje, že takto zpřístupněné osobní údaje nebude dále zpracovávat, ukládat ani využívat pro jiné účely než pro vyřešení technického problému. Dodavatel je zároveň povinen zachovávat mlčenlivost o všech údajích, se kterými se v rámci poskytování podpory seznámí.
4. Žádné osobní údaje nepředáváme třetím stranám.

8. Ostatní informace

1. Zákazník uzavřením Kupní nebo Licenční smlouvy souhlasí se zpracováním osobních údajů. Bez souhlasu se zpracováním osobních údajů není možné smlouvy uzavřít.
2. Tento dokument je platný od dne 8. září 2020.

---